Наниматели арендуют конференц-зал в Минске и других городах Беларуси для различных целей: проведение тренинга, организация семинаров, прием делегаций, корпоратив, деловое мероприятие, а в некоторых случаях даже организация свадеб и проведение банкетов. Конференц-зал служит универсальным средством для любого мероприятия.
Однако, в ходе работы довольно часто возникают различного рода ситуации, приводящие к недопониманию сторон договора аренды конференц-зала. Большинство таких разногласий происходит из-за отсутствия урегулирования данной ситуации в составленном договоре. Как правило, существует определенная форма договора, которую никто не пытается не только менять, но иногда даже не утруждает себя чтением самого договора. А зря, поскольку арендуя конференц-зал, Вы подписываетесь на исполнение конкретных обязательств, предусмотренных данным договором.
На практике же возникает масса ситуаций, не предусмотренных договором. Хорошо, если не составит труда «разрулить» их по устной договоренности сторон. Но иногда аренда конференц-залов превращается в длительные судебные распри. А ведь надо было добавить всего-навсего один пункт в договор, который бы расставил все точки над «i».
Так что же следует предусмотреть в договоре заранее?..
Для начала, необходимо четко определить, что такое конференц-зал. Итак, конференц-зал – это, прежде всего, нежилое(!) помещение для проведения и организации публичных мероприятий.
Конференц-зал должен сдаваться в аренду вместе со всем хозяйственным инвентарем исключительно для целевого его использования (это может быть мультимедийный проектор, видеопродукция, конференц-связь и др.). Согласно требованиям пожарной безопасности конференц-зал должен быть оборудован несколькими выходами, которые в случае необходимости обязаны беспрепятственно открываться. Согласно гигиеническим требованиям любой конференц-зал должен поддерживать температуру не менее +18 C° и влажность 60-80%. Если конференц-зал находится в жилом помещении (в т.ч. в гостинице), проведения мероприятий в нем ограничено с 6.00 до 22.00.
Поэтому любые дополнительно прописанные условия в договоре аренды конференц-зала не должны идти в противоречие с вышеуказанными нормами.
Когда конференц-зал переходит во временное пользование к арендатору, ему также предоставляется возможность размещения там информации (презентация, рассылка, реклама и т.д.). Во избежание неурядиц лучше обговорить данный аспект в виде дополнительных пунктов в договоре.
Особо пристального внимания заслуживает способ оплаты за аренду конференц-зала. Если это денежное выражение, то тут все обстоит просто. Но если цена за конференц-зал выражена не в денежном эквиваленте, а в услугах или выгодах (например, возможность для сотрудников арендодателя принимать участие в организуемой арендатором конференции), то тут могут понадобиться не только дополнительные пункты в договоре, но и доп. соглашение.
Наиболее тщательно следует прописать в договоре возможность переноса сроков (в т.ч. в одностороннем порядке), ситуации отказа в аренде конференц-зала и досрочного расторжения договора.
Несмотря на бытующее мнение о том, что от аренды конференц-зала страдает только арендатор, имеются некоторые полезные советы составления договора и для арендодателей, которые страдают не менее редко:
1. Для того чтобы обезопасить свой конференц-зал от непредвиденных ситуаций, лучше указать в договоре всевозможные дополнительные параметры: точные даты аренды конференц-зала, план расстановки мебели и количество участников.
2. Жестко определить крайнюю дату оплаты за конференц-зал и право арендодателя в случае нарушения сроков оплаты аннулировать заказ.
3. Оговорить последствия несвоевременного отказа арендатора от аренды конференц-зала (штрафные санкции).
4. Все, что касается времени аренды. Это наиболее «больной» вопрос, из-за которого в основном случаются все споры. Здесь отдельным пунктом надо указать время, когда арендатор еще до начала мероприятия может войти в конференц-зал, продолжительность проведения мероприятия и время, в течение которого заказчик имеет право находиться в конференц-зале после окончания мероприятия. Как правило, время нахождения до и после мероприятия составляет не более 20-30 минут.
5. Возмещение заказчиком суммы повреждения имущества конференц-зала. В этом случае составляется акт приемки-сдачи, в котором должны быть указаны все предметы мебели, оборудование и другое имущество конференц-зала.
6. Определить работу, обязанности, ответственность и взаимосвязь служб и подразделений арендодателя (гостиницы) по приему гостей в конференц-зале. Как правило, многие службы (например, охрана, тех.отдел, отдел продаж) задействованы в проведении всех мероприятий в конференц-зале.
Это основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при заключении договора аренды конференц-зала. В любом случае, все зависит от масштаба предстоящей конференции, места проведения, вида мероприятия и просто от человеческого фактора.