Итак, самое главное – для проведения пресс-конференций необходим серьезный повод либо актуальная новость, которая сразу после проведения встречи с журналистами должна распространиться по каналам СМИ.
Для пресс-конференции обязательно присутствие руководства компании или компетентных сотрудников. Также нужен четкий план с указанием последовательности выступлений докладчиков, а также времени, отведенного на каждый из докладов и вопросы из зала.
Проведение пресс-конференции лучше назначать на понедельник или вторник: в эти дни, как правило, не так много событий, поэтому, возможно, Ваша информация привлечет необходимое внимание журналистов.
Организация пресс-конференции связана с согласованием технических вопросов по проведению, определению даты и времени проведения, списком газет и журналов, Интернет-СМИ, ТВ-каналов для приглашения журналистов. Немаловажно также с ответственностью отнестись к выбору помещения. Аренда зала – немаловажный момент. Желательно, чтобы зал находился в центре города. В Минске представлен большой выбор конференц-залов. Так что ваша задача в организации пресс-конференции заранее определиться с местом и вовремя договориться с менеджером конференц-зала. При выборе обязательно обратите внимание на вместительность, освещенность (это важно, если на пресс-конференции будут присутствовать тележурналисты), техническое обеспечение зала. Помните, что происходящее в зале будет запечатлено на фото- и видеокамеры, так что обратите внимание и на презентабельный вид помещения.
В отдельных случаях (когда зал мероприятия дистанцирован от центра) возможно заказать услугу трансфера участников конференции, начав работу с журналистами в процессе дороги. Для этого достаточно обратиться в одну из организаций, предоставляющих аренду микроавтобуса или заказ автобуса в Минске.
Как правило, пресс-конференция продолжается не больше часа. Тем не менее, совсем не лишней будет аренда ещё одного соседнего зала под кофе-брейк с бутербродами и канапе. Во-первых, это польстит журналистам, во-вторых – это отличный вариант неформального общения для участников конференции и журналистов – а это важное условие в заинтересованности вашей информацией. Вернемся в зал. Позаботьтесь заранее о том, чтобы на столе участников были таблички с именами и должностями. Не забудьте о минеральной или питьевой воде и чистых стаканах.
Не забудьте о пресс-релизах. Их наличие обязательно! Желательно, чтобы каждый журналист получит папку с пресс-релизом и ручку, отмеченные фирменным знаком компании. И даже если, несмотря на безупречную организацию, вместо запланированных тридцати журналистов пришло всего четверо – это не повод для паники. Просто сократите пресс-конференцию до небольшого брифинга (брифинг исключает информационную часть и доклады, переходя сразу к вопросам журналистов).
