Он подразумевает под собой рекламу предстоящей конференции в различных изданиях, интернете, рекламных щитах, по телевидению и т.д. На сегодняшний день реклама имеет иногда даже более важное значение, чем сама организация конференций. Ведь отлично «пропиаренная» конференция уже заранее будет интересна ее потенциальным участникам.
На данном этапе не забывайте, что лучший источник информации – это люди. Поэтому надо стараться делать акцент на массовость. К примеру, если предстоит конференция медицинской направленности, то лучше всего дать рекламу непосредственно в медицинские учреждения либо по телевидению во время передачи о здоровье. Таким образом, Вы сможете не только донести информацию до нужного контингента, но и рассчитывать на то, что люди смогут ее почерпнуть друг у друга путем общения.
После того, как информационный этап пройден, и уже начинают поступать заявки от будущих участников конференции, начинается самый напряженный этап – решение задач и проблем, поступающих «по ходу» приближения даты проведение конференции. Так, к примеру, если поступило слишком много заявок на участие в конференции, то следует пересмотреть программу конференции, чтобы уложиться в отведенное время и дать возможность выступить каждому желающему. Итак, день конференции наступил, все приглашенные в сборе, пора начинать…
Начинается конференция со вступительного слова, преимущество которого отдается известному ведущему в данной области ученому либо высокопоставленному лицу компании-организатора конференции. Далее выслушиваются несколько докладов остальных ученых, рассматриваются тенденции развития данного направления науки с освещением вопросов их практического введения, происходит демонстрация уже полученных научных достижений. Однако пленарные доклады не должны быть навязчивы своим количеством, иначе они плохо воспринимаются слушателями. Если же имеется необходимость выслушать все доклады, то лучше организовать небольшой кофе-брейк (или даже несколько перерывов), чтобы «разгрузить» умы посетителей.
Доклады необходимо разделять по темам: рядом ставить те, которые относятся к одной проблеме, чтобы участникам конференции было несложно сравнивать и оценивать работы. Поскольку наиболее запоминающиеся выступления на конференции – это первое и последнее, то желательно поставить на эти места самые значимые и интересные доклады. Всегда помните, что главное при организация конференций – это люди. Не забывайте никого: ни спонсоров, ни участников, ни организаторов. Всем должно уделяться по возможности одинаковое внимание.
Очень сложно предусмотреть все инциденты и ситуации, возникающие во время проведения конференции. Но лучше рассмотреть их еще до их появления, чтобы быть готовыми к самым нестандартным решениям. Чем тщательнее оргкомитет по организации конференции продумает возможные возникающие вопросы, тем меньше будет неприятных неожиданностей во время проведение конференций. Так, например, если за сутки до начала конференции Вас информируют о плановом районном отключении электроэнергии, то лучше заранее проработать такую ситуацию и, как вариант, запастись генератором. Конечно, виновника всегда можно найти и ущерб будет возмещен, однако Вам никто не вернет потраченные на организацию конференции силы и надежды.
Итак, конференция прошла успешно, все участники разъехались, гости разошлись по домам, но вам еще рано «складывать руки». У вас еще много хлопот впереди. Для начала, нужно подготовить все отчеты (материалы) о проведенной конференции и подвести итоги. Далее необходимо поделиться итоговой информацией с общественностью (посредством размещения на сайте, в виде телевизионных новостей, очерка в газете, публикации пресс-релиза в тематическом журнале и т.д.). Следует перебрать все бумажные и электронные носители на предмет уничтожения уже неактуальной информации. Для себя нужно проанализировать и учесть на будущее свои неудачи, а также то, что привело вас к успеху (чтобы использовать аналогичные шаги в последующих конференциях). Не забудьте поблагодарить организационные комитеты за отлично проведенную работу (какая бы она ни была, люди все равно старались).
И главное – надо подумать о том, когда проводить конференцию в следующем году!
Разумеется, все моменты невозможно охватить на нескольких страницах печатного текста. Однако мы искренне надеемся, что представленные здесь советы помогут вам в организации собственной конференции. Успехов вам и процветания вашему делу!
Организация научной конференции. Часть 1: Этап планирования
Организация научной конференции. Часть 2: Создание конференц-комиссий
