Если планируется создание организационного комитета, то следует подумать о его членах: кто мог бы туда войти. Это должна быть отлично организованная команда, динамично выполняющая все поставленные задачи.
Эффективнее всего разбить такую рабочую группу на несколько блоков-комиссий, назначив их руководителей, которые будут нести ответственность за выполнение конкретного участка работы. Причем руководитель комиссии должен не просто числиться на бумаге, но и принимать самое активное участие в проведении и организации конференции. Количественный состав комиссии должен быть в пределах 5-7 человек.
В большинстве случаев создаются следующие комиссии по организации конференций:
1. Комиссия для подготовки конференц-материалов во главе с конференц-секретарем. У секретаря содержатся все данные об участниках конференции и их докладах. Также секретарь занимается подготовкой программы конференции, материалов и тезисов, вносит необходимые изменения и корректировки, регламентирует работу секций и т.д.
2. Регистрационная комиссия. Регистрирует участников конференции, подготавливает раздаточный материал и бейджи для каждого участника. Также регистрационная комиссия занимается оформлением помещения – места регистрации, которое напрямую влияет на первое впечатление о предстоящей конференции. Для этого должны быть вывешены соответствующие плакаты и стенды, при конференц-регистрации не должно быть очередей, участники должны заполнять минимум бланков, а сама регистрация должна проходить быстро и ненавязчиво.
3. Жилищная комиссия занимается распределением мест в зале, учитывая пожелания участников конференции, и бронированием гостиничных номеров в случае необходимости.
4. Транспортная комиссия занимается организацей транспортного сообщения до места проведения конференции для доставки не только ее участников, но и необходимого оборудования. Аренда автомобилей, прокат микроавтобусов либо аренда автобусов – всем этим занимается транспортная комиссия. В случае присутствия на конференции иностранных участников, данная комиссия должна позаботиться об их доставке от аэропорта в конференц-зал (иногда для этого может понадобиться прокат автомобилей VIP-класса).
5. Финансовая комиссия ответственна за все денежные вопросы по проведению конференции.
6. Комиссия по питанию отвечает за организацию фуршетов, кофе-брейков, проведение банкетов по окончании конференции. Если банкет планируется провести в ином месте, то данная комиссия обязана также найти подходящий банкетный зал.
7. Комиссия по снабжению. В случае необходимости каких-либо товаров либо продукции для предстоящей конференции, она обязана найти поставщиков, заключить договора на определенные даты и проследить доставку. Комиссия по снабжению напрямую связана с остальными комиссиями, а наиболее всего - с финансовой.
8. Комиссия по техническому обеспечению ответственна за функционирование оборудования, которое необходимо для представления докладов (к примеру, конференц-связь, мультимедийный проектор и пр.), за наличие и крепеж стендов и плакатов, а также специальных материалов для фиксации докладов на конференц-стендах.
9. Комиссия по организации экскурсий и поездок, предоставляемых вне рамок конференции (к примеру, для развлечения иногородних гостей).
10. Комиссия по охране. Данная комиссия все чаще и чаще встречается при организации конференций. Она несет исключительно охранные функции по обеспечению правопорядка во время проведение конференции.
Как видно, организация конференции – занятие не из простых. Только для того, чтобы создать все вышеупомянутые комиссии, требуется немало усилий, потраченного времени и финансовых затрат. Именно по этой причине, большинство организаций предпочитают обращаться в специальные компании по организации конференций (службам кейтеринга): это удобно, бесхлопотно, а иногда и дешевле. Но в этом случае есть большой минус – Вы не сможете придать обстановке, в которой будет проходить конференция, дух Вашей компании, вложить в нее душу и донести до участников настроение, выраженное в приложенных усилиях на данную кампанию.
Организация научной конференции. Часть 1: Этап планирования
Организация научной конференции. Часть 3: Заключительный этап
