Естественно, организация одного из таких мероприятий напрямую зависит от его специфики.
Любое деловое мероприятие должно проходить интересно и непринужденно. Для этого необходимо хорошо подготовиться, чтобы не создалась напряженная атмосфера.
Главное, от чего зависит успех любого мероприятия – это выбор места его проведения. Если это деловое мероприятие небольшого масштаба (встреча делегации, деловые переговоры, подведение итогов работы отдела или компании), то наилучшим образом подойдет конференц-зал.
Если же аренда конференц-зала окажется недостаточной для проведения некоторого вида мероприятий (проведение тренинга, организация семинаров, проведение праздника огромным коллективом завода), то можно прибегнуть к помощи более свободного помещения: концертный зал, актовый зал либо конференц-зал с наличием большого пространства.
В случае организации праздника либо знаменательного события, можно организовать корпоратив на природе, на яхте, в отеле, доме отдыха, турбазе, или даже в офисе, предварительно продумав о его оформлении.
При выборе места проведения корпоратива следует должное внимание уделить не только внешнему виду помещения, но и его расположению. Оно не должно быть удалено от города либо от офиса. Если же этого избежать невозможно, то стоит подумать о доставке сотрудников к этому месту (прокат автомобилей, аренда микроавтобуса, аренда автобусов).
Немаловажное значение играет техническое оснащение. Обязательно надо проверить его работоспособность до начала корпоратива. Освещение должно быть достаточным для проведения мероприятия, а звуковое сопровождение четко отлажено. Иногда самое дорогое мероприятие может быть испорчено постоянно мерцающей лампочкой либо накладками в фонограмме с музыкой.
Следующий важный шаг в подготовке – это составление плана. Желательно, расписать деловое мероприятие вплоть до минут и ролей: кто выступает, когда выступает, кто за кем, время паузы, тексты и монологи, распределенные по участникам и т.д.
Необходимый штрих – подготовка печатной продукции: рекламные буклеты, раздаточный материал, договора, бизнес-планы и прочее (в зависимости от предназначения мероприятия).
Банкет – это неотъемлемая часть любого корпоратива. Конечно, можно обойтись и без нее, но на самом деле отлично составленное меню соответствующим образом скажется на продолжении деловых отношений. Организация фуршетов должна быть составлена с учетом предпочтений приглашенных на банкет.
Если, к примеру, это встреча делегации иностранных представителей, то стоит сделать упор на белорусские национальные блюда, при этом не забывая о тех, кому они не придутся по вкусу (т.о. для японцев подготовить суши, для французов - эклеры и т.д.). Иногда обслуживание банкетов не вписывается в конференц-зал (все-таки дело касается еды!). В этом случае проведение банкетов переносится из конференц-зала в банкетный зал.
Если мероприятие приняло вид «корпоратив на природе», то в самый раз воспользоваться услугой «кейтеринг» - выездное обслуживание различного рода мероприятий. Кейтеринг-компании помогут организовать банкет в рамках самого мероприятия.
Если Вы решили воспользоваться услугами специальных компаний, занимающихся организацией деловых мероприятий, попросите у них диски с записью их предыдущих работ. Если возможно, попытайтесь посетить один из организованных ими корпоративов. Таким образом, Вы сможете примерно представить, в силах ли этой компании совместить деловой характер предстоящего мероприятия и праздную обстановку проведения.
Но каким бы ни было помещение для мероприятия и банкетный стол, главное, чтобы каждая мелочь этого дня вызывала улыбку и приятные воспоминания у каждого участника.
